Mein GTD

Da ich des Öfteren gefragt werde, was ich denn so alles in mein Notizbuch schreibe, warum ich einen eeePC oder ein Whiteboard brauche oder wo ich meine Links speichere, will ich hier mal mein privates StuffToDone-System vorstellen. Vielleicht findet der ein oder andere ein paar Ideen oder weiß noch ein Verbesserungsvorschlag. Ich würde mich freuen.

Das System

Wichtig war und ist mir, dass ich all die Informationen, die täglich auf mich herabprasseln, irgendwo sammeln kann. Am besten an zentralen Orten, auf die ich von überall Zugriff habe, um diese Informationen zu verarbeiten. Zudem ist es mir wichtig, die verarbeiteten Informationen ebenfalls von überall abzurufen, wenn ich sie brauche.

Das Diagramm in groß

Ich habe grundlegend 6 Container, in denen ich Informationen sammle. Diese Container leere ich in regelmäßigen Abständen.

Das sind zum einen das Firefox-Plugin ReadItLater. Damit sammle ich alle möglichen URLs, die ich in irgend einer Form verarbeiten will. Diese URLs können von den unterschiedlichen Stellen kommen, sei es von einer News-Seite, von einem Freund über IRC oder aus einem RSS-Feed. Längere Texte, die ich im Moment nicht lesen kann landen auch hier. Diese Link-Liste arbeite ich jeden (oder jeden zweiten) Tag ab, und entscheide was mit ihnen passiert. Wenn es eine Webseite ist, die ich vielleicht später noch einmal suchen werde, landen in meinem del.icio.us Account (eine online Bookmarkverwaltung). Wenn ich die URL in 2 Wochen noch einmal brauche, speichere ich sie in meinem Kalender (bei Google). Ansonsten lese ich sie und lösche sie dann aus der Liste. Wenn ich hier immer noch keine Zeit habe, mich näher damit zu beschäftigen, speichere ich sie in meinem privaten Wiki auf der incubator-Seite. Siese Seite schaue ich immer an, wenn es mir langweilig ist oder ich für ein paar Stunden nichts zu tun habe.

Ein weiterer Container ist mein E-Mail Postfach, das ich von überall per IMAP abrufen kann. Hier sammle ich in meiner Inbox E-Mails von allen meinen Konten, die Newsgroups sind extra. Mein Server teilt mir über diesen Kanal über Status E-Mails auch mit, wenn was nicht stimmt. Meine Inbox muss immer leer sein, da bin ich sehr penibel. Gelesene und beantwortete E-Mails werden sofort an ihren Platz verschoben, Spam wird natürlich gelöscht. Wenn eine E-Mail noch auf etwas wartet (z.B. die Bestellbestätigung oder eine E-Mail die mich an etwas erinnert, das ich machen muss) landet diese in dem Ordner @ACTIONS. Diesen Ordner schaue ich für gewöhnlich mehrmals am Tag an und arbeite die angefallenen E-Mails ab.

Mein PC-Desktop ist eine weitere Sammelstelle für alle eingehenden Dateien. Diese können vom Internet, USB-Sticks oder von meinem Handy kommen. Alles landet zuerst einmal auf meinem Desktop (vorausgesetzt es hat nicht von Anfang an einen bestimmten Platz). Von hier aus wird es verarbeitet und dann entweder aufs RAID verschoben, hochgeladen oder gelöscht. Allerdings habe ich keinen überfüllten Desktop, hier geht es mir ähnlich wie mit meiner E-Mail Inbox. Alles was da länger als 2 Tage rumliegt wird gelöscht.

Wenn ich nicht zuhause bin oder kein Notebook zur Hand habe, schreibe ich meine Ideen, Gedanken, Termine oder lustige Zitate in ein kleines Notizbuch. Wenn ich zuhause bin, verwende ich meist mein Whiteboard für die Gedankenblitze und Telefonnotizen. Dies sind eigentlich nur Zwischencontainer, denn die Informationen, die ich mir hier aufschreibe, übertrage ich dann meist in den Kalender, bookmarke sie in del.icio.us, schreibe es in mein Wiki oder blogge darüber. Ich habe lange nach einer digitalen Lösung gesucht, doch das schien mir am Ende doch das einfachste und schnellste. Kein booten, kein warten, kein klicken, kein Sync-Kabel.

Für alles Andere habe ich ein Ablagefach auf meinem Schreibtisch stehen, in das ich all den Kleinkram reinwerfe, der im laufe des Tages so anfällt. Die ungeöffnete Post, einen herausgerissenen Zeitungsausschnitt, die Bedienungsanleitung für das neue Telefon oder die leeren Batterien als Erinnerung, neue zu kaufen. Dieses Ablagefach ist zugleich mein Ausgang, also alles was wieder raus muss. Da ich nicht so viel Zettelwirtschaft habe, funktioniert das auch ganz gut, doch wenn es mal mehr wird, wird es unübersichtlich.

Wie man sieht, habe ich grob drei Ablageplätze (del.icio.us, Kalender und Wiki) für Informationen die später nochmal gebracht werden. Das reicht mir völlig. Ich habe auch kein modernes Hängefachregister oder sonstige fancy GTD-Tools oder Software. Ich habe zwar alles mal ausprobiert, doch nichts passte wirklich. Mit dem Wiki (und einigen Plugins wie ToDo-Listen und Prioritäten), dem Google-Kalender und der Bookmarkverwaltung bin ich bis jetzt sehr zufrieden und klappt eigentlich ganz gut.

Was ich bis heute nicht wirklich hinbekommen habe, ist eine zentrale Kontaktverwaltung. Ich habe alles durch, von abook bis LDAP, aber mit nichts war ich zufrieden. Momentan verwende ich mein IMAP-Account dafür. In einem Ordner speichere ich für jeden Kontakt eine E-Mail mit einem Kolab-Groupware-Object. Das lässt sich gut mit dem Thunderbird-Plugin [Sync Kolab][5] mit dem lokalen Adressbuch synchronisieren. Keine optimale Lösung, aber besser als nichts. Wer eine bessere Idee hat, nur her damit.

Ich bin kein GTD-Fanatiker (mehr), aber dieses Systeme funktioniert bei mir schon länger und ich bin wirklich besser organisiert als früher.